内容証明の書き方について知っておこう
内容証明郵便とは
消費者と事業者の間には、さまざまなトラブルが生じます。
たとえば、「購入した商品に欠陥があるために抗議したい」「クーリング・オフしたい」「契約を中途解約したい」「クレジットの支払契約を止めてもらいたい」、といったケースです。
内容証明郵便は、誰が・いつ・どんな内容の郵便を・誰に送ったのか、を郵便局が証明してくれる特殊な郵便です。
郵便は、正確かつ確実な通信手段ですが、それでも、ごく稀に何らかの事故で配達されない場合もあります。
一般の郵便ですと、「そんな郵便は受け取っていない」、「いや確かに送った」、というような事態が生じないとも限らないわけです。
内容証明郵便を利用すれば、そうした事態を避けることができます。
内容証明郵便を送るだけではトラブルは解決しない
内容証明郵便自体は、特別な法的効力をもつものではありません。
法的な効力が問題になるのは、書かれた内容の方です。
ただ、特殊な郵便物ですから、それを受け取った側は、たいてい何らかの反応をしてきます。
それまで事業者のクレーム処理担当にていねいに対応してもらえなかったという場合でも、内容証明郵便を送ることによって製品事故として相手方の対応が迅速になることもあり得ます。
内容証明郵便には、さまざまな使い方があります。
同じ内容のものが最低３通必要になる
内容証明郵便は、受取人が１人の場合でも、同じ内容の文面の手紙を最低３通用意する必要があります。
ただし、全部手書きである必要はなく、コピーでもOKです。
郵便局ではそのうち１通を局に保管し、もう１通は差出人に返してくれることになっています。
同じ内容の文面を複数の相手方に送る場合には、「相手方の数+２通」用意することになります。
用紙の指定は特にありません。
手書きの場合は原稿用紙のようにマス目が印刷されている、市販のものを利用してもよいでしょう。
ワープロソフトで作成してもよいことになっています。
内容証明で送る文書の中身
枚数に制限はないものの、趣旨を簡潔に、一定の形でまとめた方が確実に相手に伝わります。
- 表題
「通知書」「督促状」など文書につけるタイトルです。
内容証明郵便の主旨が一目でわかるようにつけておくと効果的です。
- 前文・後文
一般の手紙とは異なり、基本的には省略してかまいませんが、相手との関係、お願いなどが内用に含まれる場合には、仰々しい内容証明郵便であってもやや柔らかく相手に伝える効果が期待できるので記載をする場合もあります。
- 本文
言うまでもなく必要事項を確実に、相手に伝わりやすい表現で記載します。
原則として主観的な感情や背景事情は記載しない方がポイントを得やすくなります。
また、間違えても撤回できず、相手にスキを与えるので、書く前に事実確認を十分に行った上で作成することが望まれます。
- 差出人・受取人
いずれも個人の場合は住所・氏名、会社などの法人については所在地・名称とあわせて、わかれば代表者名を記載して、差出人は押印します。
代理人を立てた場合は代理人も同様に記載して押印します。
この記載は、郵便局に持参する封筒の差出人と受取人が一致している必要があります。
また、標題に合わせて「請求者」「被請求者」などの肩書きをつけてもよいでしょう。
- 差出年月日
いずれも個人の場合は住所・氏名、会社などの法人については所在地・名称とあわせ、わかれば代表者名を記載して、差出人は押印します。
代理人を立てた場合は代理人も同様に記載して押印します。
この記載は、郵便局に持参する封筒の差出人と受取人と一致している必要があります。
また、標題にあわせて「請求者」「被請求者」などを肩書きをつけてもよいでしょう。
- 差出年月日
差出日を明確にするため記載します。
内容に間違いがないようにすること
内容証明郵便は受取人にある程度のインパクトを与える郵便です。
後々訴訟などになった場合、証明力の高い文書として利用することにもなります。
また、一度送ってしまったら、後で訂正はできません。
このことから、内容証明郵便で出す文書は、事実関係を十分に調査・確認した上で正確に記入することが必要です。
誤った事実や内容が書いてあると、将来裁判になった場合に、主張や請求の根拠について疑いを持たれかねません。
また、本論に関係のないよけいなことが書いてあったり、あいまい・不正確な表現がなされていたりすると、相手方に揚げ足をとられることにもなります。
表現はできるだけ簡潔に、しかも明確に書くことをが大事です。
前置きは省略して本論から書き始めましょう。
１枚の用紙に書ける字数は決まっている
内容証明郵便を作成するにあたっては、手書きでもワープロでも構わないのですが、１枚の用紙に書ける文字数には制約があります。
縦書きの場合は、１行２０字以内、用紙１枚２６行以内に収めます。
横書きの場合は、①１行２０字以内、用紙１枚２６行以内、②１行２６字以内、用紙１枚２０行以内、③１行１３字以内、用紙１枚４０行以内の３タイプがあります。
つまり、用紙１枚に５２０文字までを最大限とするわけです。
もちろん、長文になれば、用紙は２枚、３枚となってもかまいません。
ただし、枚数に制限はありませんが、１枚増えるごとに料金が加算されます。
使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。
英語は固有名詞に限り使用可能です。
数字は算用数字でも漢数字でも使用できます。
また、句読点や括弧なども１字と数えます。
一般に記号として使用されている+、-、％、＝なども使用できます。
なお、（１）、（２）などの丸囲み、括弧つきの数字は、文中の順序を示す記号として使われている場合は１字、そうでない場合は２字として数えます。
用紙が２枚以上になる場合には、ホチキスで綴じて、ページのつなぎ目に左右の用紙へまたがるように、差出人のハンコを押します。（契印）。
もちろん、差し替え防止のためです。
ハンコは認め印でもかまいません。
郵便局へ持っていく
こうしてできた同文の書面３通（受取人が複数ある場合には、その数に２通を加えた数）と、差出人・受取人の住所氏名を書いた封筒を受取人の数だけ持って、郵便局の窓口へ持参します。
郵便局は、近隣のうち集配を行う郵便局と支局の指定した郵便局を選んでください。
その際、字数計算に誤りがあったときなどのために、訂正用の印鑑を持っていくのがよいでしょう。
郵便局に提出するのは、内容証明郵便の文書、そでに記載された差出人・受取人と同一の住所氏名が書かれた封筒です。
窓口で、書面に「確かに何日に受け付けしました」という内容の証明文と日付の明記されたスタンプが押されます。
その後、文書を封筒に入れて再び窓口に差し出します。
そして、引き替えに受領書と控え用の文書が交付されます。
これは後々の証明になりますから、大切に保管しておいてください。
料金と配達証明
料金は文書１枚につき４２０円（１枚増えるごとに２５０円追加）、書留料金４２０円、通常の郵便料金８２円（２５gまで）、配達証明料金３００円になります。
同文内容証明郵便（同じ内容の内容証明郵便を複数の相手に送付する場合のこと）の場合は、内容証明郵便が２人目分以降は半額となります。
なお、法的な効果をもつ文書は、それが相手方に到達した時に効力が生じるというのが原則です。
内容証明郵便を出すときには、配達証明付で出すことを忘れないようにしてください。
確かに相手方に届いたのか、いつ届いたのかが争いになった場合には、この配達証明が後々役に立ってきます。
配達証明の依頼は、普通、内容証明郵便を出すときにいっしょに申し出ますが、投函後でも１年以内であれば、配達証明を出してもらうことができます。
この場合の配達証明料は４２０円になります。
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詐欺被害相談窓口にご相談されるほとんどの方が、相手に全財産を渡してしまったことで、全ての預貯金を使い果たしてしまい、または、借り入れた借金を補填するためにカードローンや消費者金融に手を出してしまい、限度枠一杯まで借り切ってしまって、どうにもならなくなってからご相談に来られるかたが後を絶ちません。
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途中で「なにかおかしい…。」「これは支払ってしまっていいものなのか？」と、「早期にあなたが気づくこと」、どうにもならなくなる前にご相談をいただくことで、最悪の事態は回避でます。
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でもご安心ください
詐欺被害は相手方の身元がわからないケースも多いのが実情です。
相手方の情報が少ない場合でもあきらめずにご相談ください。
相手方の素性を調査させていただき、相手方の身元を判明させた後に、法律手続きを行うことができます。
※解決プランの実行には、相手方の「氏名（業者名）」・「住所」・「連絡先」・「勤務先（収入源）」の情報は絶対に必要となります。
相手に会いたくない
話したくない、でも大丈夫
詐欺師または詐欺業者との間で解決しなければならないことはあるが、「相手に会いたくない…。」、「直接話をするのが怖い。」場合でもご安心ください。
詐欺被害に発展してしまった場合には、相手方と直接話し合いをしても、暴力や脅迫に発展してしまうケースもありますので、ご自分だけで解決しようとせず、ご相談ください。
詐欺被害の場合、お互いが譲歩してトラブルを終わらせるというのは困難と言えますので、仮にあなたがそうしたくとも相手方が威圧的な態度をとってくる、暴力を振場合にはどうしようもありません。
「相手に会いたくない…。」、「話したくない」場合でも対応は十分に可能ですので、無理をしてあなただけで抱えて解決しようとせず、詐欺被害相談窓口にご相談ください。
詐欺被害相談窓口の
解決方法とは
詐欺被害の対応で多く見られるのは、まず相手方の住所を把握していることが前提で、相手方に内容証明郵便と呼ばれる通知書面を送付するやり方です。
内容には、「主張や請求」、「期日を設けて回答の要求」、「回答なき場合には民事訴訟や刑事告訴をする」などの事柄を記します。
内容証明郵便は配達証明を付けるのが通常ですので、相手に配達されたかどうかはわかりますが、受取拒否されることもありますし、不在の場合には一定期間郵便局に保管され、保管期限が経過すると差出人に戻されます。
相手に配達されたのが確認できたら、内容に記した一定期間、相手方からの回答を待って、回答があればその回答内容に応じて対応していく流れをとるのが一般的です。
詐欺被害を解決したくて法律相談を利用したことがある方は、「通知書面」を送りましょうなどと専門家に提案をされたことがある方も多いのではないでしょうか？
しかしながら、この一般的な方法が通用するのは、依頼人様から相手方の性格を聞き、対応してくるであろとある程度予測できる相手方であることが条件です。
今あなたの詐欺被害の相手方が郵便を送るだけでまともに対応してくると思いますか？
どのような相手方にも同じやり方で依頼人様の望んでいる解決に至るのでしょうか？当窓口の考え方としてはとてもそうは思いません。
詐欺被害相談窓口に相談をいただいたく方のほどんどが、「それが（書面や電話が）通用する（書面や電話で大人しくなるような）相手なら自分で解決はできているし、ここまで困っていない」、「もっと現実的な解決方法で動いてほしい」「タチ（性格）の悪い相手に書面を送るだけで本当に大丈夫なのか不安」との意見が大多数なのです。
相手方に書面を送付したり、相手方に電話をかけたところで「逃げる」または「無視する」「（場合によっては）逆に攻撃してくる」「弁護士を入れて連絡や面会ができないようにしてくる」であろう性格の相手方には全く効果はありませんし、内容証明郵便は、郵便局が内容を証明してくれるという郵便であり、内容に従わなかったからといって法的な罰則等や法的拘束力はないので、相手方に無視されたら終わりなのです。
むしろ、中途半端に動くことにより、こちら側の動きを相手に教えてしまう危険性もあり、事を複雑にしてしまう場合もあります。
詐欺被害相談窓口では、相手方に逃げる隙を与えてしまう中途半端な書面の送付や電話だけで済ますような対応はいたしません。
詐欺被害相談窓口は、依頼人様の目に見える現実的な解決プランをご提案します。
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費用等につきましては、事前に詳しくご説明させていただいておりますが、ご不明な点等ありましたら、お気軽にご質問ください。
尚、費用のお支払いにつきましてはクレジットカードも対応しております。
（取扱ブランド＝VISA・MasterCard・American Express・Diners Club）
STEP4 手続きの着手と進捗状況等のご連絡
詐欺被害の解決プランに伴い専属の専門チームが動きます。
調査など事前に相手方の確認や裏付けが必要な場合には、ある程度時間を要する場合も御座います。
進捗状況等につきましては、担当者からご連絡させていただきます。
よくあるご質問
当日すぐに依頼したい場合でも対応は可能ですか？
はい、対応は可能です。
ただし、あらかじめご予約が入っている時間帯もございますので、事前にお電話でお問い合わせいただきましたら、当日でもお時間をお取りいたします。
必ず事前に、空き時間のご確認をいただきますよう、お願い申し上げます。
なお、当窓口は２４時間対応しておりますのでご安心ください。
相談または依頼したことを家族や知人、会社などに知られることはありますか？
ご相談いただいた内容から依頼内容、あなたの個人情報、相手方の情報はすべて守秘義務が課せられておりますので、知られることはございません。
当窓口では、これまで相談者様とそのようなトラブルになったことはありません。
また、あなたの要望に合わせた連絡方法で対応いたしますのでご安心ください。
警察に相談し、対応してもらえなかった場合でも大丈夫ですか？
刑事事件と民事事件は別問題です。
警察は刑事事件を扱う国の機関であり、民事には不介入の原則があります。
警察は犯罪者に刑事罰を与えるために動きますが、お金を回収してくれるわけではありません。
それはお金の問題は民事事件だからであり、当窓口は民事の事案を専門に対応します。
したがいまして、警察で対応してもらえなかったからといって、あきらめる必要はございませんので、まずはご相談ください。
依頼するときに必要なものはありますか？
相手方の情報（氏名・住所・電話番号・勤務先・業者名など）知っている限りのことや経緯を書き出しておいていただけるとスムーズに対応できますのでご協力をお願いしております。
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その他、ご依頼を受けるに伴い、あなたの身分証明書と印鑑、着手金が必要となります。
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